Обычно при переезде офиса у его сотрудников есть более или менее чёткое представление, как перевозить мебель и офисную технику. Но вот что делать со стопками документов, которые копились годами? Среди них могут быть столь важные, что потеря даже одной официальной бумаги может вылиться в серьёзные проблемы. Надеемся, наши советы помогут вам избежать такой ситуации и перевезти архив быстро и легко.

— Ещё до переезда не лишним будет отсканировать или отксерокопировать самые важные документы. Иногда ксерокопии даже заверяют у нотариуса для дополнительной уверенности.

— Очень полезно будет провести опись всех перевозимых документов. Перечень для удобства может быть разбит на категории: документы бухгалтерии, документы транспортного отдела и т.д. Такой список поможет и грузчикам, и самим сотрудникам компании во время обустройства на новом месте.

— Удобно будет сортировать документы, если они уже разложены по папкам. Если нет, то необходимо рассортировать их по размеру или по тематике (по назначению).

— Затем разложенные по аккуратным стопкам документы предстоит упаковать. Для начала их оборачивают плёнкой или просто кладут в полиэтиленовый пакет, чтобы предотвратить проникновение влаги, а затем помещают в картонную коробку. Пачки бумаги весят довольно много, поэтому коробки должны выдерживать вес до 30 кг. Их нужно надёжно обернуть прочной липкой лентой, иначе дно коробки рискует открыться, и часть документов может быть утеряна.

— Нельзя перевозить бумаги внутри шкафов и тумбочек. Во-первых, это добавит мебели дополнительного веса, а значит усложнить её погрузку и разгрузку. Во-вторых, велик риск путаницы документов и их потери. Коробками с документами можно наполнить шкафы и стеллажи, когда те уже находятся в машине, осуществляющей перевозку.

— Перед погрузкой документы нужно обязательно систематизировать: указать отдел, номер шкафа и полки (при переезде вся мебель тоже маркируется). Чем более понятными и подробными будут такие пометки, тем меньше времени потребуется на то, чтобы разложить документы на новом месте. Например, можно указать не только отдел, но и год создания и использования архива.

— Если документов слишком много, для них может потребоваться отдельная машина. Определиться с необходимостью дополнительного транспорта поможет менеджер мувинговой компании. Решив заказать отдельную «Газель» для документов, проследите, чтобы все бумаги оказались в ней. Если архивы окажутся рассортированы по разным машинам, риск запутаться в них при выгрузке возрастёт в разы.

— На новом месте убедитесь, что доставлены все коробки с документами. Для этого используйте опись, сделанную в начале работ.

— При желании особенно важные бумаги можно застраховать. Недаром документы часто рассматриваются как ценные грузы. Другое дело, что восстановить их, например, при потере будет практически невозможно. Зато мувинговая компания при наличии страховки берёт на себя ответственность, что никаких инцидентов не произойдёт.